Как правильно организовать переезд в новый офис

На сегодняшний день на рынке услуг присутствует такая сфера деятельности, участники которой за ваши деньги помогут осуществить переезд из одного офиса в другой. Мувинговые компании с радостью предоставят в ваше распоряжение трезвых, одетых в униформу, опытных грузчиков.

Смекалистые, коммуникабельные мужчины с удовольствием упакуют, погрузят и перевезут офисную утварь и ваш документальный архив, используя свой инвентарь и автотранспорт. Если у вас серьезный бизнес и большой офис, то удобнее заказать переезд офиса под ключ именно в такой организации.

Но если ваш дружный коллектив насчитывает не более 20-30 человек, то, скорее всего, можно будет обойтись своими силами. Упаковать папки и бумаги в коробки сможет любой. Скорее всего, сложится так, что каждый сотрудник будет упаковывать свои бумаги, при этом желательно подписать коробки, дабы избежать в дальнейшем путаницы. Отключить от сети компьютеры и комплектующие сможет ваш штатный или приходящий специалист по IT-технологиям.

Разборку мебели можно доверить работникам мужского пола. Нанять одного-двух грузчиков, а также транспорт особого труда не составит. Общеизвестен тот факт, что женщины обожают заниматься перестановкой, и если они войдут во вкус, то не только коробки с документами смогут погрузить, но и помогут в погрузке мебели не хуже грузчиков.

Определяться с данным вопросом нужно заранее, исходя из ваших объемов, готовности персонала к помощи и наличия финансовых возможностей.

Осуществляя офисный переезд, следует помнить, что существует ряд сопутствующих факторов, которые могут повлиять на деятельность компании. Заранее продумайте и спланируйте следующий ряд вопросов:

• заблаговременно предупредите всех клиентов и партнеров (действующих и планируемых) о смене адреса и сообщите им дату переезда;
• в день переезда следует отменить либо перенести на другую дату все платежи и поступления на расчетный счет;
• заранее обговорите дату переезда с отделом бухгалтерии. Они не очень обрадуются, если вы запланируете переезд на конец месяца или квартала во время отчетности;
• заранее позаботьтесь о подключении телефонной линии в новом офисе. В случае если уведомить всех клиентов и партнеров не удалось, то в новый офис можно отправить заранее одного работника, который сможет отвечать на звонки;
• не забывайте о вывеске. Если снимать ее нужно в самый последний момент, то установить на новом месте следует в первую очередь.

Подробный план переезда

Нужно предварительно составить план размещения в новом офисе, учитывая все конструктивные особенности помещений и расположение коммуникаций. Далее вы можете отдать план размещения на ознакомление своим работникам или сотрудникам транспортной компании Сантранс - грузовые автоперевозки это в их компетенции. Главным человеком, ответственным за переезд, конечно же, является руководитель, но можно назначить ответственных за отдельные участки.

Бумаги следует доверить бухгалтерии, мебель — кладовщику или специалисту хозяйственного отдела, компьютеры и оргтехнику — специалисту IT. Желательно составлять подробные описи документов, которые упаковываются в коробки, с указанием конкретного ответственного лица. Заранее закупите скотч, разноцветные стикеры и небольшие пакетики для фурнитуры от мебели.

Запчасти столов положите в пакетик и прикрепите его к столешнице, шнуры от компьютеров тоже следует подписать стикером и приклеить его скотчем. Продумайте заранее методы транспортировки цветов, картин, аквариумов, кофеварок, зеркал и прочего. Содержимое сейфа лучше забрать директору или транспортировать вместе с сейфом.

Любой переезд офиса — это тяжелое испытание не только для самой фирмы, но и для коллектива. Продуманный и организованный переезд может сплотить работников фирмы не хуже любого тренинга.